驴Qu茅 es un sistema ERP y para qu茅 sirve? Ejemplos y ventajas

Un sistema de planificaci贸n de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en ingl茅s), es un ‘software’ dise帽ado para que las empresas centralicen la gesti贸n de procesos y la informaci贸n procedente de diferentes departamentos, desde las finanzas hasta los recursos humanos. Su empleo ayuda a los emprendedores a optimizar la operativa, aumentar la productividad del equipo y ahorrar costes.

En una empresa de alto crecimiento conviven las realidades de diferentes departamentos como el Financiero, el de Marketing y Comunicaci贸n o el de Desarrollo de Producto. La colaboraci贸n transversal entre todos ellos y la visi贸n global de sus retos y desempe帽os son claves para garantizar el 茅xito del proyecto. Para gestionar de forma eficiente los diferentes procesos y centralizar los datos que se desprenden de cada uno de ellos, los emprendedores pueden apoyarse en los sistemas ERP, siglas de ‘Enterprise Resource Planning’ o, en espa帽ol, planificaci贸n de recursos empresariales.

驴Qu茅 es un sistema ERP?

La planificaci贸n de recursos empresariales es «la capacidad de ofrecer un conjunto integrado de aplicaciones empresariales», de acuerdo con la consultora Gartner. Precisamente esta facultad es la raz贸n de ser de los sistemas ERP: gestionar desde un solo ‘software’, ya sea en local o en la nube, todos los aspectos de un negocio.

Estas plataformas son un medio para automatizar y dar soporte a procesos empresariales tanto administrativos como operativos: gesti贸n de las finanzas, la cadena de suministros, los equipos… Cuando se implementan adecuadamente, estos sistemas integrados pueden convertirse en la columna vertebral del flujo de trabajo y datos de toda la empresa, y permitir que todos los departamentos basen su toma de decisiones en esta informaci贸n. Seg煤n el informe ‘2023 ERP Report’ de la consultora Panorama Consulting, hasta el 47% de las empresas que han implementado un sistema ERP ha reportado una mejora de la mayor铆a de sus procesos.

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驴Qu茅 funciones optimiza un ERP?

Apoy谩ndose a menudo en tecnolog铆as innovadoras como aprendizaje autom谩tico (‘machine learning’) o chatbots, los sistemas ERP ofrecen informaci贸n y aplicaciones para incrementar la eficiencia y obtener estad铆sticas m谩s detalladas del funcionamiento y desempe帽o de toda la empresa. Entre los procesos de negocio que pueden beneficiarse de estas ventajas se encuentran:

  • Operativa diaria. Las empresas pueden utilizar este ‘software’ para gestionar desde una 煤nica plataforma todas las actividades log铆sticas del d铆a a d铆a relativas a la producci贸n, la distribuci贸n y las ventas, desde el registro de inventario hasta la coordinaci贸n de la cadena de suministros y la recepci贸n y el seguimiento de pedidos.
  • Finanzas. Los sistemas ERP tambi茅n incorporan herramientas de contabilidad y de gesti贸n del rendimiento y del riesgo, que ayudan a llevar la cuenta del estado financiero de la organizaci贸n. Esta panor谩mica de la situaci贸n real de las finanzas y de indicadores clave como el ‘runway‘ permite a los emprendedores conocer la viabilidad y el margen de actuaci贸n de su proyecto, y planificar su estrategia en consecuencia.
  • Gesti贸n de clientes. Asimismo, los sistemas ERP incluyen funcionalidades de CRM (Customer Relationship Management, o gesti贸n de relaciones con clientes en su traducci贸n al espa帽ol) para ayudar a las compa帽铆as a registrar, organizar y analizar toda la informaci贸n y los ‘touch points’ o puntos de contacto (interacciones) con su cartera de clientes. Estas herramientas se traducen en una mejor atenci贸n al cliente y en la generaci贸n de ‘leads’ u oportunidades de venta.
  • Recursos Humanos. Los sistemas ERP tambi茅n permiten gestionar el capital humano de la empresa, automatizando y simplificando procesos relacionados con los Recursos Humanos (reclutamiento, tratamiento de datos, gesti贸n de n贸minas鈥) para, a su vez, agilizar el funcionamiento del resto de operativas de la empresa.
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驴Por qu茅 son importantes los sistemas ERP para las empresas?

  • Aumentan la eficiencia de los procesos empresariales.
  • Garantizan la trazabilidad y la integridad de la informaci贸n: re煤nen en una 煤nica base de confianza todos los datos y eliminan aquellos duplicados.
  • Estandarizan y uniformizan procesos y plataformas: permiten una mayor claridad y coherencia en el d铆a a d铆a de la plantilla.
  • Suponen una reducci贸n de costes, tanto en tecnolog铆as de la informaci贸n, al proporcionar una soluci贸n 煤nica que re煤ne m煤ltiples funcionalidades, como en otros procesos empresariales mediante la optimizaci贸n y el aumento de la productividad.
  • Proporcionan transparencia a toda la operativa diaria del negocio para supervisar y compartir todos los aspectos de producci贸n, log铆stica y finanzas.
  • Abren nuevas oportunidades de negocio y de innovaci贸n al proporcionar ‘insights’ de valor y liberar tiempo y capital.
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Cinco ejemplos de ERP

Dado su gran n煤mero de funcionalidades y amplio potencial, los sistemas de gesti贸n empresarial suelen requerir una inversi贸n considerable. Por ello, es conveniente llevar a cabo una investigaci贸n y comparaci贸n exhaustivas de las soluciones en el mercado para seleccionar la que m谩s se adec煤a a las necesidades de cada empresa. Entre la oferta actual destacan plataformas como:

  • Netsuite. Adquirido por Oracle en 2016, este ‘software’ en la nube ofrece soluciones espec铆ficas por sector (como educaci贸n, sanidad, publicidad, comercio鈥) para personalizar y ajustar la plataforma al funcionamiento de cada negocio.
  • SAP S/4 HANA. La alemana SAP, uno de los fabricantes m谩s conocidos de soluciones ERP, lanz贸 en 2015 esta herramienta, sucesora de otros productos de la misma compa帽铆a como SAP R/3 y SAP ERP. Esta soluci贸n se basa en el sistema de gesti贸n de bases de datos relacionales de la misma empresa, SAP HANA, y puede implementarse en la nube u ‘on-premise’ (en las propias instalaciones).
  • Microsoft Dynamics 365. La propuesta de ERP del gigante tecnol贸gico integra otras aplicaciones de Microsoft y permite configurar diferentes m贸dulos de gesti贸n en funci贸n de las necesidades de la empresa, como CRM, compras e inventario, proyectos, ‘business intelligence’ (inteligencia de negocio) o inteligencia artificial predictiva aplicada a las ventas o al an谩lisis de mercado.
  • M3. Desarrollado por la multinacional estadounidense Infor, este ERP de implementaci贸n local o en la nube est谩 dirigido espec铆ficamente al sector industrial. Permite optimizar procesos de manufacturaci贸n y gestionar cadenas de suministro de manera 谩gil.
  • Workday. Este ERP ‘cloud’ integra la inteligencia artificial y el ‘machine learning’ y ofrece aplicaciones para la gesti贸n de recursos humanos y las finanzas, con soluciones adaptadas por sectores como ‘retail’, medios de comunicaci贸n, hosteler铆a o seguros.

Adem谩s de elegir el sistema ERP id贸neo, la coordinaci贸n y la colaboraci贸n transversal entre todos los departamentos tambi茅n resultan fundamentales para implementarlo con 茅xito. Su gesti贸n implicar谩 a diferentes cargos directivos, como el director de sistemas de la informaci贸n o el financiero; un esfuerzo conjunto que, a su vez, repercutir谩 en beneficios para toda la empresa.

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