Planeación financiera de una empresa: qué es y cómo realizarla

¿Puede una empresa de alto crecimiento prever su situación económica a futuro? La respuesta es afirmativa y reside en un término clave: la planeación financiera. Este concepto hace referencia a la hoja de ruta detallada y personalizada donde las startups fijan el plazo para alcanzar sus objetivos e identifican los recursos disponibles, así como la rentabilidad económica y financiera del plan de negocio.

Cómo hacer una planeación financiera, paso a paso

Llevar a cabo una planeación financiera consta de diversas ventajas: permite tomar decisiones de manera informada, mejora la coordinación entre departamentos, predispone a la empresa a adaptarse mejor a los cambios y ayuda a conocer las necesidades de financiación. Precisamente, la planeación financiera es un recurso fundamental para captar inversión ya que aporta a los inversores la visibilidad necesaria para conocer cómo y cuándo recuperarán el capital invertido. Para realizarla es necesario tener en cuenta algunos pasos.

1. Analizar el estado de la empresa

El primer paso para comenzar la planificación financiera es conocer la situación actual de la empresa. Para ello, la compañía debe tener en cuenta los informes financieros o las cuentas anuales de la empresa. En este análisis se contempla:

• Balance de situación. Marca cuáles son los activos, pasivos y el patrimonio neto con el que cuenta la empresa. En este apartado se incluyen los ingresos que obtiene el negocio, desde las ventas directas hasta los intereses de los productos financieros; y los gastos fijos y variables, como alquileres o comisiones bancarias. Además, se deben incluir las financiaciones de la compañía a través de soluciones como el ‘venture debt‘ o los ‘growth loans‘, y la amortización de bienes inmuebles o los seguros.

• Estado de flujo de caja. Señala la cantidad de efectivo que circula en el negocio e indica de dónde procede y a dónde se destina.
• Cuenta de resultados. Muestra la rentabilidad de la empresa.
• Estado de cambios del patrimonio neto. Expone las variaciones del patrimonio de la organización.
• Memoria. Aporta información adicional sobre el resto de los estados contables.

2. Fijar los objetivos

Después de conocer el estado de la empresa, es necesario determinar las metas que la compañía tiene que alcanzar en los próximos años. Estas pueden seguir la metodología SMART y ser específicas, medibles, alcanzables, relevantes, y acotadas en un espacio temporal específico. Para su consecución se suelen establecer metas temporales:

• Objetivos a corto plazo. Enmarcados entre seis y doce meses.
• Objetivos a medio plazo. Incluidos entre uno y dos años.
• Objetivos a largo plazo. Hasta cinco años.

3. Definir las estrategias y plazos

Tras definir los objetivos, la empresa delimita cómo y cuándo abordarlos, siempre con la perspectiva de que en el corto plazo es necesario asegurar la viabilidad financiera. Para ello se trabaja en lo que se conoce como plan de acción donde se determinan las medidas para alcanzar los objetivos fijados y las personas responsables de llevarlas a cabo.

Este punto es el indicado para realizar proyecciones financieras según los gastos anticipados y los pronósticos de ventas. En este proceso es relevante poner el foco en la liquidez, para evitar el endeudamiento elevado y aplicar una política de costes ajustados.

Para ofrecer una mayor seguridad, esta estrategia puede concebir la creación de un fondo de emergencia con el fin de afrontar situaciones adversas y hacer frente a imprevistos.

Al establecer la previsión entre ingresos y gastos se puede estimar el plazo en el que se logrará alcanzar el punto de equilibrio (o ‘break even point‘). De este modo, los negocios conocen cuándo podrán recuperar el capital invertido; que al inicio suele proceder de inversores y bancos.

4. Elaborar el presupuesto

Toda planificación financiera debe detallar el presupuesto financiero que está destinado a cada departamento de la empresa (contabilidad, marketing, operaciones…) para que puedan desarrollar su actividad.

Para predecir si las expectativas de la organización cumplen el presupuesto, las empresas pueden recurrir al ‘forecasting’. A través de este mecanismo de elaboración cuatrimestral o semestral, es posible establecer nuevas metas, identificar nuevas tendencias y tomar decisiones de manera inmediata.

5. Evaluar y revisar los resultados

Por último, en la planeación financiera deben incluirse mecanismos de control de finanzas. De este modo, las empresas pueden comprobar si el capital asignado a cada área se ha utilizado de manera eficiente para alcanzar los objetivos financieros.

Cuando la empresa cumple las previsiones de ingresos y gastos se considera que la planeación financiera realizada ha sido la adecuada. No hacerlo implica que la compañía no ha obtenido los ingresos esperados o ha tenido un aumento no previsto de costes.

Herramientas para llevar a cabo una planeación financiera

Tradicionalmente, la planeación financiera ha sido un proceso manual realizado trimestral o anualmente. Para esta labor es común emplear hojas de cálculo, pero esto puede provocar errores humanos, falta de seguridad o de agilidad para conocer información de manera rápida. Esta manera de concebir la planificación financiera ha cambiado en los últimos años bajo el imperio de los datos.

Ahora, este proceso se ha fusionado con tecnologías de aprendizaje automático e inteligencia artificial para ayudar a que sea mucho más rápido, continuo y conectado entre los diferentes departamentos de la empresa. Estos avances cristalizan en las soluciones ideadas por algunos ‘softwares’ que ayudan a esta gestión como los desarrollados por empresas de referencia como SAP, Oracle o Netsuite.

En un contexto dinámico, la planeación financiera se ha convertido en un paso esencial para la supervivencia de las empresas de alto crecimiento. Con esta previsión los emprendimientos que definen el futuro pueden estar en mejor disposición para hacer frente a los desafíos que aparezcan en su camino.