Presupuesto empresarial: cómo hacerlo, tipos y objetivos

Una de las partes más importantes (y más difíciles) de la gestión de un negocio es la definición de objetivos realistas y medibles que permitan guiar las operaciones de la empresa hacia la rentabilidad a largo plazo. La mala planificación financiera es uno de los errores más comunes que cometen los emprendedores, junto a un exceso de optimismo a la hora de estimar el alcance de su proyecto.

Para hacer frente a estos problemas, los emprendedores disponen de una herramienta de gestión y planificación tan tradicional como imprescindible: el presupuesto empresarial, que permite establecer proyecciones de crecimiento, conseguir visibilidad sobre los recursos y la liquidez de la empresa, y cuantificar las metas de la estrategia de crecimiento del negocio.

¿Qué es un presupuesto empresarial?

El presupuesto es un pilar fundamental de la contabilidad empresarial. En pocas palabras, estima y detalla los ingresos, gastos, operaciones y recursos de un negocio en un período determinado, atendiendo a sus objetivos estratégicos expresados en métricas medibles. Así, permite transformar el plan a futuro de una empresa en cifras concretas y accionables, calcular los recursos necesarios para alcanzarlos, y estimar los beneficios que podrá obtener a cambio.

Un presupuesto adecuadamente elaborado:

• Ayuda a reducir la incertidumbre y el riesgo.
• Es una estimación bien fundamentada, basada en resultados previos de la empresa e indicadores macroeconómicos.
• Establece límites de gasto e inversión para garantizar el control de costos de la empresa.
• Se basa en objetivos, pero atiende a las necesidades y limitaciones de la empresa.
• Es flexible, para así poder ser adaptado a cambios en el mercado y otros imprevistos.

Bien estructurado, detallado y calculado, el presupuesto empresarial ayudará a organizar la actividad del negocio, detectar y solventar posibles desviaciones, y maximizar el margen de beneficio.

Tipos de presupuesto empresarial

Podemos distinguir entre varios tipos de presupuestos empresariales en función del tiempo planeado para su ejecución, de si afectan a toda la empresa o son específicos de algún departamento u operación concreta.

En función de su temporalidad

El alcance temporal de un presupuesto vendrá determinado por las metas de negocio que lo guíen. Así, podemos diferenciar:

• Presupuestos a medio y largo plazo. Se trata de presupuestos a más de un año vista, basados en metas más ambiciosas y que requieren un mayor esfuerzo de ahorro o de inversión, tales como pivotar o internacionalizarse.

• Presupuesto a corto plazo. Los objetivos que definen este presupuesto podrán ser (previsiblemente) alcanzados en menos un año y con un menor esfuerzo económico, como la implementación de una nueva herramienta de ‘software’, la contratación de talento o la financiación de acciones puntuales como campañas de marketing y eventos.

No obstante, es estratégico para la supervivencia de la compañía concebir los presupuestos y metas a un plazo más corto como pasos intermedios para la consecución de los objetivos a más largo plazo.

En función de su alcance

Todas las empresas deben contar con un presupuesto general o maestro, que podrá ser desglosado en otros aplicables a las distintas áreas de negocio.

• El presupuesto maestro ofrece una panorámica financiera completa de la empresa, y comprende todos los presupuestos de las diferentes actividades y departamentos. Permite así obtener visibilidad sobre las necesidades, recursos y aspiraciones de cada uno de ellos, equilibrando la distribución de recursos y alineando la estrategia de cada área con los objetivos a nivel de empresa.
• En función del tamaño y la complejidad operativa de la empresa, se podrán elaborar presupuestos por departamentos específicos para las actividades de marketing, de recursos humanos, de investigación y desarrollo, tesorería, etc.

Objetivos del presupuesto empresarial

La principal razón de ser de un presupuesto es asegurar la viabilidad económica de un proyecto, y así su supervivencia. Por ello, un presupuesto empresarial sirve para:

• Otorgar control sobre las finanzas. La identificación de riesgos y oportunidades y la visibilidad sobre los movimientos económicos de la empresa ayudarán a optimizar los recursos e impulsar el crecimiento.
• Gestionar la financiación. Una vez identificadas las necesidades económicas en el futuro próximo y lejano de la empresa, podremos valorar y acceder al capital que demanda nuestro presupuesto en la modalidad más adecuada a las circunstancias del negocio (ya sea participativa, flexible, no dilutiva —como ‘venture debt’ o préstamos empresariales—; o en forma de ‘equity’, como ‘venture capital’).
• Evitar el endeudamiento no controlado. Presupuestar adecuadamente los recursos y calcular gastos futuros evitará a las empresas tener que recurrir a financiación no prevista. También será fundamental para asegurar que cumplen con sus obligaciones financieras y jurídicas.

Cómo hacer un presupuesto empresarial

Una vez se haya determinado qué tipo de presupuesto empresarial se quiere elaborar y qué objetivos persigue, es necesario reunir una serie de datos clave y organizarlos de manera clara y estructurada.

¿Qué debe reflejar el presupuesto?

• Una estimación de los ingresos previstos durante el período establecido.
• Una previsión de los gastos en los que pueda incurrir la empresa, ya sean fijos (alquiler de locales, suministros básicos, nóminas…) o variables, como el precio de la energía. Los imprevistos deberían estar asimismo contemplados en el presupuesto, evitando así los riesgos financieros.
• Objetivos de beneficio y de ahorro.
• Indicadores clave como el punto de equilibrio (el momento en que los ingresos se equiparan a los costes), el ROI (o retorno sobre la inversión, por sus siglas en inglés) y otros KPI (indicadores clave de desempeño) que permitan calcular beneficios y monitorizar los resultados.

¿De dónde se extrae la información?

Las estimaciones del presupuesto, como señalábamos al principio, deben estar bien fundamentadas y ser razonablemente fiables, así como lo más precisas posible. Para ello, pueden apoyarse en un análisis financiero en profundidad que garantice la máxima visibilidad sobre el estado de las finanzas de la empresa.

Las empresas con cierto tiempo de vida deben atender a su histórico de resultados, revisando presupuestos anteriores para detectar posibles errores y ámbitos de mejora, así como para estimar mejor los costes y la rentabilidad de sus servicios o productos. Además, tanto las compañías más jóvenes como las más longevas se beneficiarán de considerar información externa como estudios de mercado, datos de otras empresas y factores macroeconómicos.

Consideraciones importantes

Tanto para la elaboración del presupuesto como para su cumplimiento, determinados factores como apoyarse en las ventajas de la tecnología o la cooperación transversal dentro de la empresa marcarán la diferencia.

• La comunicación y la transparencia entre departamentos será fundamental. El director financiero y su equipo deberán trabajar en colaboración con otros jefes de departamento y otros equipos para revisar, ajustar y aprobar los presupuestos propuestos.

• Para gestionar de forma efectiva el presupuesto será de gran utilidad apoyarse en recursos como herramientas de control de cuentas, como sistemas ERP y ‘softwares’ financieros; soluciones de gestión de pagos y de cobros como el ‘confirming’ o el anticipo de facturas, respectivamente; o instrumentos para vigilar la asignación y el uso de capital a los equipos como las tarjetas corporativas con roles y límites de gasto definidos.

• Por último, serán fundamentales el seguimiento y la revisión del presupuesto a lo largo del tiempo. Realizar ajustes ante situaciones inesperadas permitirá a la empresa adaptarse a cambios en el mercado o el panorama macroeconómico, y actualizar el presupuesto con las cifras de ventas y costes reales ayudará a ajustarlo si nuestras estimaciones iniciales andaban desencaminadas.

Información, planificación y previsión son activos fundamentales para cuidar la salud financiera de una empresa. Contar con un presupuesto empresarial bien estructurado ayudará a los emprendedores a organizar sus recursos de la mejor manera posible, identificar prioridades y riesgos, y cumplir con sus obligaciones de pagos al tiempo que cuidan su flujo de caja y su ‘working capital’ para hacer crecer la empresa.