Presupuesto empresarial: c贸mo hacerlo, tipos y objetivos

El presupuesto empresarial es una herramienta b谩sica para gestionar los recursos y perspectivas de crecimiento de un negocio, contribuyendo a reducir la incertidumbre y el riesgo. Ya sea a medio o largo plazo, para una compa帽铆a de gran tama帽o o para una startup, ser谩 un pilar fundamental de su estrategia a futuro.

Una de las partes m谩s importantes (y m谩s dif铆ciles) de la gesti贸n de un negocio es la definici贸n de objetivos realistas y medibles que permitan guiar las operaciones de la empresa hacia la rentabilidad a largo plazo. La mala planificaci贸n financiera es uno de los errores m谩s comunes que cometen los emprendedores, junto a un exceso de optimismo a la hora de estimar el alcance de su proyecto.

Para hacer frente a estos problemas, los emprendedores disponen de una herramienta de gesti贸n y planificaci贸n tan tradicional como imprescindible: el presupuesto empresarial, que permite establecer proyecciones de crecimiento, conseguir visibilidad sobre los recursos y la liquidez de la empresa, y cuantificar las metas de la estrategia de crecimiento del negocio.

驴Qu茅 es un presupuesto empresarial?

El presupuesto es un pilar fundamental de la contabilidad empresarial. En pocas palabras, estima y detalla los ingresos, gastos, operaciones y recursos de un negocio en un per铆odo determinado, atendiendo a sus objetivos estrat茅gicos expresados en m茅tricas medibles. As铆, permite transformar el plan a futuro de una empresa en cifras concretas y accionables, calcular los recursos necesarios para alcanzarlos, y estimar los beneficios que podr谩 obtener a cambio.

Un presupuesto adecuadamente elaborado:

  • Ayuda a reducir la incertidumbre y el riesgo.
  • Es una estimaci贸n bien fundamentada, basada en resultados previos de la empresa e indicadores macroecon贸micos.
  • Establece l铆mites de gasto e inversi贸n para garantizar el control de costos de la empresa.
  • Se basa en objetivos, pero atiende a las necesidades y limitaciones de la empresa.
  • Es flexible, para as铆 poder ser adaptado a cambios en el mercado y otros imprevistos.

Bien estructurado, detallado y calculado, el presupuesto empresarial ayudar谩 a organizar la actividad del negocio, detectar y solventar posibles desviaciones, y maximizar el margen de beneficio.

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Tipos de presupuesto empresarial

Podemos distinguir entre varios tipos de presupuestos empresariales en funci贸n del tiempo planeado para su ejecuci贸n, de si afectan a toda la empresa o son espec铆ficos de alg煤n departamento u operaci贸n concreta.

En funci贸n de su temporalidad

El alcance temporal de un presupuesto vendr谩 determinado por las metas de negocio que lo gu铆en. As铆, podemos diferenciar:

  • Presupuestos a medio y largo plazo. Se trata de presupuestos a m谩s de un a帽o vista, basados en metas m谩s ambiciosas y que requieren un mayor esfuerzo de ahorro o de inversi贸n, tales como pivotar o internacionalizarse.
  • Presupuesto a corto plazo. Los objetivos que definen este presupuesto podr谩n ser (previsiblemente) alcanzados en menos un a帽o y con un menor esfuerzo econ贸mico, como la implementaci贸n de una nueva herramienta de ‘software’, la contrataci贸n de talento o la financiaci贸n de acciones puntuales como campa帽as de marketing y eventos.

No obstante, es estrat茅gico para la supervivencia de la compa帽铆a concebir los presupuestos y metas a un plazo m谩s corto como pasos intermedios para la consecuci贸n de los objetivos a m谩s largo plazo.

En funci贸n de su alcance

Todas las empresas deben contar con un presupuesto general o maestro, que podr谩 ser desglosado en otros aplicables a las distintas 谩reas de negocio.

  • El presupuesto maestro ofrece una panor谩mica financiera completa de la empresa, y comprende todos los presupuestos de las diferentes actividades y departamentos. Permite as铆 obtener visibilidad sobre las necesidades, recursos y aspiraciones de cada uno de ellos, equilibrando la distribuci贸n de recursos y alineando la estrategia de cada 谩rea con los objetivos a nivel de empresa.
  • En funci贸n del tama帽o y la complejidad operativa de la empresa, se podr谩n elaborar presupuestos por departamentos espec铆ficos para las actividades de marketing, de recursos humanos, de investigaci贸n y desarrollo, tesorer铆a, etc.
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Objetivos del presupuesto empresarial

La principal raz贸n de ser de un presupuesto es asegurar la viabilidad econ贸mica de un proyecto, y as铆 su supervivencia. Por ello, un presupuesto empresarial sirve para:

  • Otorgar control sobre las finanzas. La identificaci贸n de riesgos y oportunidades y la visibilidad sobre los movimientos econ贸micos de la empresa ayudar谩n a optimizar los recursos e impulsar el crecimiento.
  • Gestionar la financiaci贸n. Una vez identificadas las necesidades econ贸micas en el futuro pr贸ximo y lejano de la empresa, podremos valorar y acceder al capital que demanda nuestro presupuesto en la modalidad m谩s adecuada a las circunstancias del negocio (ya sea participativa, flexible, no dilutiva 鈥攃omo ‘venture debt’ o pr茅stamos empresariales鈥; o en forma de ‘equity’, como ‘venture capital’).
  • Evitar el endeudamiento no controlado. Presupuestar adecuadamente los recursos y calcular gastos futuros evitar谩 a las empresas tener que recurrir a financiaci贸n no prevista. Tambi茅n ser谩 fundamental para asegurar que cumplen con sus obligaciones financieras y jur铆dicas.

C贸mo hacer un presupuesto empresarial

Una vez se haya determinado qu茅 tipo de presupuesto empresarial se quiere elaborar y qu茅 objetivos persigue, es necesario reunir una serie de datos clave y organizarlos de manera clara y estructurada.

驴Qu茅 debe reflejar el presupuesto?

  • Una estimaci贸n de los ingresos previstos durante el per铆odo establecido.
  • Una previsi贸n de los gastos en los que pueda incurrir la empresa, ya sean fijos (alquiler de locales, suministros b谩sicos, n贸minas鈥) o variables, como el precio de la energ铆a. Los imprevistos deber铆an estar asimismo contemplados en el presupuesto, evitando as铆 los riesgos financieros.
  • Objetivos de beneficio y de ahorro.
  • Indicadores clave como el punto de equilibrio (el momento en que los ingresos se equiparan a los costes), el ROI (o retorno sobre la inversi贸n, por sus siglas en ingl茅s) y otros KPI (indicadores clave de desempe帽o) que permitan calcular beneficios y monitorizar los resultados.

驴De d贸nde se extrae la informaci贸n?

Las estimaciones del presupuesto, como se帽al谩bamos al principio, deben estar bien fundamentadas y ser razonablemente fiables, as铆 como lo m谩s precisas posible. Para ello, pueden apoyarse en un an谩lisis financiero en profundidad que garantice la m谩xima visibilidad sobre el estado de las finanzas de la empresa.

Las empresas con cierto tiempo de vida deben atender a su hist贸rico de resultados, revisando presupuestos anteriores para detectar posibles errores y 谩mbitos de mejora, as铆 como para estimar mejor los costes y la rentabilidad de sus servicios o productos. Adem谩s, tanto las compa帽铆as m谩s j贸venes como las m谩s longevas se beneficiar谩n de considerar informaci贸n externa como estudios de mercado, datos de otras empresas y factores macroecon贸micos.

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Consideraciones importantes

Tanto para la elaboraci贸n del presupuesto como para su cumplimiento, determinados factores como apoyarse en las ventajas de la tecnolog铆a o la cooperaci贸n transversal dentro de la empresa marcar谩n la diferencia.

  • La comunicaci贸n y la transparencia entre departamentos ser谩 fundamental. El director financiero y su equipo deber谩n trabajar en colaboraci贸n con otros jefes de departamento y otros equipos para revisar, ajustar y aprobar los presupuestos propuestos.
  • Por 煤ltimo, ser谩n fundamentales el seguimiento y la revisi贸n del presupuesto a lo largo del tiempo. Realizar ajustes ante situaciones inesperadas permitir谩 a la empresa adaptarse a cambios en el mercado o el panorama macroecon贸mico, y actualizar el presupuesto con las cifras de ventas y costes reales ayudar谩 a ajustarlo si nuestras estimaciones iniciales andaban desencaminadas.

Informaci贸n, planificaci贸n y previsi贸n son activos fundamentales para cuidar la salud financiera de una empresa. Contar con un presupuesto empresarial bien estructurado ayudar谩 a los emprendedores a organizar sus recursos de la mejor manera posible, identificar prioridades y riesgos, y cumplir con sus obligaciones de pagos al tiempo que cuidan su flujo de caja y su ‘working capital’ para hacer crecer la empresa.

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